Sanaston säännöt

Yhdistyksen nimi on Sanasto ry, Sanasto rf. Yhdistys on suomen- ja ruotsinkielinen. Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki.

Yhdistys on aatteellinen, ja sen tarkoituksena on:

a) edistää, valvoa ja hallinnoida kirjailijoiden, kääntäjien, toimittajien, arvostelijoiden ja muiden kirjallisuuden alan tekijöiden tekijänoikeuslainsäädäntöön perustuvia oikeuksia Suomessa ja ulkomailla,
b) edistää Suomessa julkaistun kirjallisuuden yleisiä edellytyksiä ja tehdä sitä tunnetuksi.

Yhdistyksen tarkoituksena ei ole kerryttää ylijäämää eikä hankkia voittoa tai muuta välitöntä taloudellista etua jäsenille. Yhdistys voi ottaa vastaan avustuksia, apurahoja, testamentteja ja lahjoituksia sekä omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta. Yhdistyksellä voi olla tarkoituksensa toteuttamiseksi rahastoja.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys seuraa tekijänoikeuslainsäädännön kehitystä kotimaassa ja ulkomailla, tekee tarpeellisia esityksiä ja aloitteita, harjoittaa neuvonta- ja tiedotustoimintaa, edistää kirjallisuuden saattamista yleisön saataviin Suomessa sekä työskentelee kirjallisuuden alan tekijöiden oikeuksien kehittämiseksi.

Yhdistys tekee oikeudenhaltijoiden kanssa tekemänsä asiakkuussopimuksen perusteella sopimuksia kirjallisten teosten käytöstä, valvoo ettei sen hallinnoimia tekijänoikeuksia loukata ja ryhtyy tarvittaessa oikeudellisiin toimiin sekä avustaa jäsenjärjestöjä sopimusasioissa, jotka koskevat kirjallisten teosten tekijänoikeudellista käyttöä. Yhdistys tekee myös vastavuoroisuussopimuksia ulkomaisten vastaavien yhdistysten kanssa.

Yhdistyksen toimintaan kuuluu myös tekijänoikeuslainsäädäntöön perustuvien lupien myöntäminen, korvausten periminen sekä korvausten tilittäminen niihin oikeutetuille.

Yhdistyksen jäseneksi hallitus voi kirjallisesta hakemuksesta hyväksyä rekisteröidyn valtakunnallisen yhdistyksen, jonka jäsenistön muodostavat kirjailijat, kääntäjät, toimittajat, arvostelijat tai muut kirjallisuuden alan tekijät ja jonka tehtäviin kuuluu valvoa näiden oikeudenhaltijoiden tekijänoikeuslainsäädännössä mainittuja oikeuksia. Jäsenyys tulee voimaan, kun hallitus on hyväksynyt jäsenhakemuksen.

Yhdistyksen vuosijäsenmaksun suuruudesta päättää yhdistyksen syyskokous. Uuden jäsenen liittymismaksujen suuruudesta päättää hallitus.

Jäsenet ja niiden jäsenet saavat maksuttomia tai maksullisia tekijänoikeuden valvontaan liittyviä palveluja Sanaston sääntöjen ja vuosisuunnitelmien mukaisesti.

Jäsenen, joka liittyy yhdistykseen kesken tilivuoden, on suoritettava koko vuoden jäsenmaksu ja hallituksen määräämä liittymismaksu.

Jäsenyys lakkaa, kun jäsenenä oleva yhdistys purkautuu tai jäsen eroaa tai erotetaan yhdistyksestä.

Yhdistys voi hallituksen esityksestä nimittää kunniajäsenekseen henkilön, joka on merkittävästi edistänyt Sanaston tavoitteita. Kunniajäsen ei maksa jäsenmaksua.

Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle. Jäsen voi erota myös ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.

Yhdistys voi erottaa jäsenen yhdistyslaissa säädetyillä erottamisperusteilla. Hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei ole hallituksen asettamaan määräaikaan mennessä hoitanut jäsenmaksujaan.

Yhdistys kokoontuu vuosittain kahteen varsinaiseen kokoukseen, joista kevätkokous pidetään toukokuussa ja syyskokous marraskuussa. Ylimääräinen yhdistyksen kokous pidetään, milloin hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai milloin jokin yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä pyytää ilmoittamansa asian käsittelemiseksi; tällöin kokous on kutsuttava koolle 30 päivän kuluessa pyynnön ilmoittamisesta. Kutsu yhdistyksen kokoukseen toimitetaan jäsenille postitse tai sähköpostitse vähintään neljätoista päivää ennen kokousta. Kutsussa on mainittava käsiteltävät asiat. Kullakin jäsenellä on yhdistyksen kokouksissa yksi ääni.

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsiteltävät asiat:

1. Kokouksen avaus.
2. Kokouksen puheenjohtajan vaali. Kokouksen puheenjohtaja kutsuu sihteerin.
3. Kahden pöytäkirjantarkastajan ja muiden kokousvirkailijoiden vaali.
4. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen.
5. Kokouksen esityslistan hyväksyminen.
6. Käsitellään toiminnanjohtajan ja hallituksen jäsenten henkilökohtaiset sidonnaisuuslausumat.
7. Esitetään edellisen vuoden toiminta- ja tilikertomus ja esitetään tilintarkastajien lausunto.
8. Päätetään yhteishallinnointilain tarkoittaman vuotuisen avoimuusraportin hyväksymisestä.
9. Päätetään edellisen vuoden tilinpäätöksen vahvistamisesta sekä tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille.
10. Päätetään tilivuoden ylijäämän käytöstä tai alijäämän kattamisesta.
11. Päätetään jakamatta jääneiden tekijänoikeuskorvausten käytöstä.
12. Käsitellään asiat, jotka yhdistyksen jäsenet ovat halunneet ottaa käsiteltäväksi ja joista on kirjallisesti ilmoitettu hallitukselle kuluvan vuoden maaliskuun loppuun mennessä.
13. Päätetään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen syyskokouksessa käsiteltävät asiat:

1. Kokouksen avaus.
2. Kokouksen puheenjohtajan vaali. Kokouksen puheenjohtaja kutsuu sihteerin.
3. Kahden pöytäkirjantarkastajan ja muiden kokousvirkailijoiden vaali.
4. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen.
5. Kokouksen esityslistan hyväksyminen.
6. Hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavaksi kalenterivuodeksi.
7. Päätetään jäsenmaksun suuruudesta.
8. Päätetään hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten sekä hallituksen asettamien jaostojen ja tilintarkastajien palkkioista seuraavaksi kalenterivuodeksi.
9. Päätetään hallituksen jäsenten lukumäärästä.
10. Hallituksen puheenjohtajan vaali joka toinen vuosi ja jäsenten sekä jäsenten henkilökohtaisten varajäsenten vaali erovuoroisten tilalle.
11. Tilintarkastajan ja varatilintarkastajan vaali seuraavaksi kalenterivuodeksi.
12. Käsitellään asiat, jotka yhdistyksen jäsenet ovat halunneet ottaa käsiteltäväksi ja joista on kirjallisesti ilmoitettu hallitukselle kuluvan vuoden syyskuun loppuun mennessä.
13. Päätetään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Hallituksen tehtävänä on:

• esittää yhdistyksen kokoukselle toiminta- ja taloussuunnitelmat,
• päättää uusien varsinaisten jäsenten hyväksymisestä ja niiden liittymismaksuista,
• edustaa yhdistystä,
• hoitaa yhdistyksen suhteita jäseniin,
• ohjata yhdistyksen yleistä toimintaa,
• hoitaa yhdistyksen omaisuutta ja vastata sen taloudesta,
• vahvistaa yhdistyksen riskienhallintaperiaatteet,
• ottaa ja erottaa yhdistyksen toiminnanjohtaja ja sen muut toimihenkilöt,
• hoitaa yhdistyksen asioita sääntöjen ja yhdistyksen kokouksen päätösten mukaisesti sekä
• valvoa yhdistyksen toimintaa.

Hallitus voi myydä, vaihtaa ja kiinnittää yhdistyksen omaisuutta.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja 4–8 muuta varsinaista jäsentä sekä 4–8 henkilökohtaista varajäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Puheenjohtajan ja hallituksen varsinaisen jäsenen sekä henkilökohtaisen varajäsenen toimikausi on kaksi vuotta, jonka jälkeen tämä on erovuorossa. Erovuorossa oleva puheenjohtaja tai varsinainen jäsen ja varajäsen voidaan valita uudelleen kuitenkin niin, että sekä hallituksen varsinaisen jäsenen että puheenjohtajan toimiajan enimmäismäärä on kuusi vuotta.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai, puheenjohtajan ollessa esteellinen, varapuheenjohtajan kutsusta ja on päätösvaltainen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ja vähintään kolmen jäsenen ollessa läsnä.

Hallitus voi asettaa avukseen jaostoja ja määräaikaisia työryhmiä.

Hallitus voi ilman eri valtuutusta ryhtyä tarpeellisiksi katsomiinsa oikeudellisiin toimenpiteisiin, jos yhdistyksen hallinnoimia oikeuksia on loukattu.

Yhdistyksen varsinaisen tilintarkastajan ja varatilintarkastajan tulee olla Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja (KHT).

Yhdistyksellä on toiminnanjohtaja, jonka tehtävistä ja valtuuksista päättää hallitus.

Oikeus yhdistyksen nimen kirjoittamiseen on hallituksen puheenjohtajalla tai varapuheenjohtajalla yhdessä jonkun muun hallituksen jäsenen kanssa, tai toiminnanjohtajalla yksin. Nimenkirjoitusoikeus on myös sellaisilla toimihenkilöillä, joilla on siihen hallituksen erikseen antama määräys.

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Hallituksen on annettava yhdistyksen tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen tilintarkastajille viimeistään kuukausi ennen kevätkokousta.

Yhdistys tekee yksittäisten kirjailijoiden, kääntäjien, toimittajien, arvostelijoiden ja muiden kirjallisuuden alan tekijöiden kanssa asiakkuussopimuksen, jonka sisältö vahvistetaan yhdistyksen kokouksessa.

Yhdistys tilittää keräämänsä korvaukset niihin oikeutetuille tilitysperiaatteita noudattaen. Yhdistyksen tilitysperiaatteet vahvistaa yhdistyksen kokous.

Yhdistys sijoittaa tekijänoikeuskorvauksia tuottavalla ja tekijöiden edun mukaisella tavalla sijoitusperiaatteita noudattaen. Yhdistyksen sijoitusperiaatteet vahvistaa yhdistyksen kokous.

Yhdistyksen sääntöjä voidaan muuttaa yhdistyksen kokouksessa vähintään ¾ enemmistöllä annetuista äänistä.

Yhdistys voidaan purkaa ainoastaan, jos päätös tehdään kahdessa perättäisessä, vähintään kahden kuukauden väliajoin pidettävässä yhdistyksen kokouksessa, vähintään ¾ enemmistöllä annetuista äänistä.

Jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan, käytetään varat suomalaisen kirjallisuuden hyväksi purkautumispäätöksen tekevän yhdistyksen kokouksen päätöksen mukaisesti.